不知不觉间，2024年秋季广交会（第136届广交会）就在眼前。本届广交会依旧分为三期，举办地仍是中国广东省广州市琶洲会展中心，时间涵盖2024年10月15日至11月4日，总共23天。因此，对于有参展计划的外贸人来说，若是想要让自身的展会效果Max，我们就需要做好万全准备。
展前准备
- 样品：注意产品新款/老款比例。数量上最好多安排一点，以防万一。
- 发邀请函通知客户：确保在邀请函中清晰地标注出展会的具体名称、举办日期与时间，以及展会的确切地点。
- 确认到现场的，做好安排接待：如交通住宿等，注意不是替客户买单。
- 准备一个翻译机。
- 准备好参展的图册，熟读图册内容。
- 参展服装要统一。
- 名片：包含产品关键词和图片，名片正面：公司信息，个人信息，wechat和WhatsApp二维码；名片背面：产品图片。
- 业务员人手一本记事本。
- 文具备齐：笔，订书机，A4纸。
- 准备一些宣传品，纪念品，纪念品要在200元以内，比如保温杯。
- 样品资料、价格，收款收据、公章。
- 设计好展会订单合同草稿并打印一些。
参展用品准备
- 名片：多准备一些名片，与潜在客户和合作伙伴交换，方便后续联系。
- 公司宣传资料：包括产品目录、宣传册、样本等，展示公司的产品和服务优势。
- 笔记本电脑：用于展示产品图片、视频，记录客户信息和洽谈内容等。
- 平板电脑：可作为辅助展示设备，更加便携。
- 笔记本和笔：记录重要信息、客户需求和洽谈要点。
- 便签纸：方便随时记录临时想到的事项或给同事留言。
- 订书机和订书针：整理文件资料时可能会用到。
- 文件夹：用于存放重要文件和客户资料。
- 翻译设备：如果你的外语水平有限，可以准备翻译机或使用手机上的翻译软件，以便与国外客户顺畅交流。
- 小礼品：准备一些有特色的小礼品，如带有公司标志的纪念品等，赠送给重要客户，增进感情。
- 准备一些小零食和饮品：如果工作人员和客户口渴和饥饿时可以快速补充能量。
展中注意事项
- 形象礼仪：给客户准备些饼干，面包，水等，吸烟人士准备漱口水，每天早上洗澡、洗头，精神饱满，衬衣天天换等。
- 报价策略：展会期间接单，就按展会期间特价报价，价格有足够吸引力，客户试单的机会是很高的。
- 客户分类：每天要做好客户名片的分类，每天晚上要对名片上的客户做背调。
参展过程注意事项
- 买家在展台驻足停留时，不要一开始就紧跟其后，若他们有需求，自会前来咨询。
- 自信至关重要。在与对方进行面对面交谈之前，先注视对方的眼睛，接着露出微笑。
- 防人之心不可无，在展会上难免会遇到“画大饼”的客户甚至骗子。
- 对人友善，以礼待人。买家远渡重洋来到中国，常常会遭遇一些棘手难题。
- 做好背景调查。这与第 3 条有相似之处，在展会中遇到心仪客户时，不能只听对方单方面介绍。
- 建设合理的心理预期，脚踏实地，禁止幻想。
展后跟进注意事项
- 第一时间给客户回复展会曾要求的报价。
- 第一时间询问客户有没有时间到访工厂。
- 第一时间给客户寄出答应的样品之类的。
- 根据笔记内容来回复客户。
- 根据客户意向分类来跟进展会客户。
拍照宣传
- 拍照，最好有专门的拍照或相互拍照。展会期间面对很多群体，照片是最有效的方法记录一切。
- 有意向的客户更加需要拍照，提醒自己和客户。
- 这些相片和视频最好当天发布到领英、Facebook等社媒。
如何协助买家办理邀请函？
需要准备的材料有：
- 基本材料：
- 《深圳市邀请外国人来华申请表》（收原件）：系统申报后打印，专办员签字。
- 《申请报告》（收原件）：法人签字并加盖单位公章。
- 被邀请人护照信息页（收复印件）：护照有效期距来华入境日期六个月以上。
- 合作材料（收复印件）：
- 经济贸易——商品贸易：中国海关报关单及其发货提单等；相匹配的银行收付款水单、信用证等。
- 经济贸易——服务贸易：参展或技术合同、展会方位图、展会备案表等；相匹配的银行收付款水单、信用证等。
- 经济贸易——公司内部人员因工作来华：外方营业执照、税务登记证及其中文翻译件；双方关系证明。
- 交流、访问、考察（党政机关和事业单位的邀请、来华参加国际会议等均属此类）：党政机关和事业单位需提供双方合作材料；来华参加国际会议需提供有关政府批文及附属人员名单。
注：申办单位可能会被要求提供、补充与此次申请有关的其他材料。
