广交会攻略 | 展前邀约六大要点 让客户主动找上门

海关数据公司有哪些展前邀约小技巧？所有打算参加展会的外贸企业，都会积极进行展前邀约等准备工作。关于展前邀约，靠谱的海关数据公司总结了一些实用的小技巧，助力外贸企业使参展达到预期的效果。

以广交会的展前邀约为例，福建靠谱的海关数据公司认为，可以将其划分为五个关键步骤：

1. 发出邀约：向顾客发送邀约函，并提供详细的摊位地址。在这一方面，海关数据公司推荐两种邀约方法。

(1) 邮件提前邀约：通过邮件邀请客户，明确告知展会详情，强调展会价值和公司新产品与解决方案的重要性，并提供展会宣传资料。

(2) 多渠道宣传与邀约：借助海关数据公司，利用社交媒体平台发布展会信息，分享公司产品和解决方案的内容，提高展会曝光度。同时，结合电话、短信等多种渠道进行个性化邀约，确保客户了解展会的重要性和预期收益。

2. 沟通采购意向：与主要顾客进行电话沟通，基于海关数据，了解他们的采购计划和需求。

3. 准备与参展时间确认：向顾客咨询参展时间，并询问是否需要协助做相关准备。在这一方面，海关数据公司建议注意两点：

(1) 电话邀约重点客户：通过电话与重点客户沟通，了解其是否计划参观展会，并提供展会相关信息和协助。

(2) 确定客户参展日期：询问并确认客户的参展日期和行程安排，以便提前做好接待和准备工作。

4. 展前再次联系：展览临近时，可以通过福建靠谱的海关数据公司获取联系方式，采用多种方式联系客户，告知展台位置和联系方式，并尽量获取客户在中国的电话。

5. 展期跟进：在展览期间，对于未按预定时间到场的顾客，主动电话邀请，确保顾客能来到摊位参观。

海关数据公司提示，这五个关键步骤是参展企业在客户邀请过程中需要遵守的基本准则，它们构成了一个完整的流程。每一步都至关重要，而且应该被严格执行。这样做不仅可以确保客户对我们的邀请感到满意和尊重，还能为我们的参展成功奠定坚实的基础。

向哪些客户发送参展邀请？

海关数据公司建议，参展邀请的发送对象，可以聚焦于曾有过合作经历的客户，以及根据海关数据筛选，当前正在积极跟踪的潜在客户。但同时，对于其他采购商，不应轻易忽视其潜在价值，认为即使发出邀请也不会前来参展，这种观念实则是一种误区。通过深入分析邀请后的可能结果，海关数据公司假设了三种情形：

一、即便客户未能亲临展会现场，其对于我们公司能力的认可亦会有所提升。毕竟，能够在展会上展现公司形象，本身便是对公司实力的一种体现，对于国际客户而言更是如此。海关数据公司提示，当此类客户产生购买需求或寻求新的供应商时，他们更有可能主动与我们取得联系，并选择我们作为合作伙伴。

二、若客户应邀前来参展，则我们应通过海关数据公司，做好充分准备，以展现公司的专业性和优势。

三、即便客户未能亲临现场，但若能回复一封邮件，我们便能获取其有效的联系方式，结合海关数据公司提供的各种工具，为后续跟进工作提供便利。

海关数据公司提示，既已决定参展，我们便应充分利用展会的影响力，将其视为一种高效的营销工具。在展会前，我们应精心策划邀请和营销方案，并在展会期间实施一套完整的市场推广策略。若仅仅被动地等待客户、收集名片，最终的结果很可能令人失望。因此，我们应积极主动地开展各项工作，以确保展会的成功并优化其营销效果。

关于展前邀约的邀请函，海关数据公司认为应该这么写：

1. 提供个性化内容

一些外贸公司可能会从网上下载模板，复制并修改后发布邀请函。然而，这种做法往往缺乏个性化和真诚性。客户与公司的互动并非仅限于一次或两次，因此他们对重复的、模板化的邀请信已经习以为常。相反，如果你能借助靠谱的海关数据公司的工具，写出一封饱含诚意的邮件，表达祝愿，并提及你们最后一次对话的内容，这封邀请函将给人留下深刻印象，它将成为一份优质的邀请函。

2. 考虑周到的交通指引

海关数据公司建议，在邀请函中包含一条详细的交通路径是非常必要的。如果在信件中提供这样的信息：“为了避免交通拥堵耽误您的出行，请在宾馆泊车后转乘地铁前往会场”，并附上地铁线路图，无疑会留下良好的第一印象。

3. 安排恰当的接待时间

若参展企业在多个国家都有代理，在邀请他们时也应考虑恰当的接待时间。海关数据公司解释道，不同区域代理可能是竞争对手，为避免尴尬，邀请时应尽量避免他们打照面。

4. 随函附上场馆布局图

邀请函中应附带展厅的平面图，帮助顾客轻松找到自己的展台。海关数据公司提示，组委会已将展馆平面图上传至官网，在网站上下载后可以附在邀请函中。

5. 提供天气信息

海关数据公司指出，参展商通常是从全球各地前来，他们对展览会的环境可能并不了解。因此，如果邀请函中能提供即将到来数日的具体天气情况，以及一些实用的日常生活提示，这将是一份贴心且实用的温馨提示。

6. 突出展会的特别优势

海关数据公司建议，可以详细描述展会中精心策划的特别活动，让潜在参与者预见到全新的体验和收获。同时，明确列出针对客户的优惠政策，展现诚意和关怀。这样的策略有助于吸引更多客户的兴趣，使他们更愿意参与，共同感受展会的魅力。

以下是一些邀请函，以供参阅：

（切记，避免千篇一律）

模板一：

Dear Sirs/Madam:

We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at [XX] from April 15th to [XX], 20XX.

We are one of the manufacturers specialized in sanitaryware, including two-piece toilets, wash basins, cabinet basins, pedestal basins, bidets, counter basins, decorated ceramics and so on. Our new models offer superb design and their new features give them distinct advantages over similar products from other manufacturers.

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We expect to establish long-term business relations with your company in the future.

Exhibition Center: [XX]

Booth Number: [XX]

Date: April 15th to [XX], 20XX

Best Regards,

XXX

模板二：

Dear,

We treasure every opportunity to meet with you, our valued customer.

From XX April to XX May 20xx, we will be exhibiting at the “XXXX”.

We cordially invite you to visit our booth.

Our booth number is XX.

You may click here to find our location.

With Compliments,

(COMPANY NAME)

模板三：

Dear XXX,

It's good to hear about your visit to Shenzhen. I will bring the samples to your hotel on the designated date.

You mentioned that you can't visit our factory in Dongguan due to the long distance. But if it suits your schedule, I'd like to invite you to visit our booth at the Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE, currently one of the biggest exhibitions in the world for the Security industry.

The information below is for your reference.

China Public Security Expo (CPSE)

Date: October 29th, 2017 - November 1st, 2017

Venue: Shenzhen Convention and Exhibition Center

Our Booth No: E001

(If you want to know more details about the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE, just call me!)

Have a nice day!

XXX

模板四：

Dear XXX,

How are you?

This is XXX from the XXX company, specializing in the manufacture and sale of XXX products, such as: Product A, Product B, Product C, Product D, Product E, and so on.

Now I am writing to invite you to visit our exhibition stand in Guangzhou, China -- The 135th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth number is XXX.

We will be displaying a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known brands. We believe there will be some items that will interest you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.

If you are unable to attend this exhibition, please feel free to visit our website: www.abcd.com for more details.

We sincerely hope to see you at the Canton Fair and look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

XXX

广交会是国内知名大型展会，以规模大，商品种类多，成交效果好而闻名。它不仅成为中国对外贸易的“晴雨表”，同时也成为展现中国对外开放成果和发展形象的一个重要窗口，在全球范围内引起广泛关注。利用靠谱的海关数据公司做好邀约，就能事半功倍，实现更好的效果。